• SEPAVerzamelIncasso

    SEPAVerzamelIncasso

    SEPAVerzamelIncasso


    Hoe werkt het sjabloon SEPAVerzamelIncasso ?



    Bent u klaar voor SEPA ?

    Stel dat u periodiek een aanzienlijk aantal incassotransacties moet uitvoeren. Naar aanleiding van de introductie van SEPA (Single Europe Payments Area) komt mogelijkheid tot aanlevering van verzamelincasso's volgens Clieop03 te vervallen (per februari 2014). Vanuit TemplateBuilding is een Excel-sjabloon ontwikkeld waarmee volgens de nieuwe SEPA structuur (dus conform ISO 20022 - pain.008.001.02 / 03 formaat (Direct Debit) en met gebruikmaking van IBAN/BIC) Europese verzamelincasso's (SEPA) ter verwerking aan de banken kunnen worden aangeboden. Vul de Transacties in Excel in en genereer de verzamelincasso . . .

    Nu vanuit de webwinkel van TemplateBuilding te downloaden.

    Hieronder staat beschreven hoe het sjabloon is opgebouwd en werkt.
    Het sjabloon SEPAVerzamelIncasso bestaat uit een tweetal werkbladen nl.

    • Instellingen
      Op dit werkblad worden een aantal voor de SEPA incassotransacties benodigde kenmerken berekend of is het mogelijk deze kenmerken handmatig in te voeren
    • Transacties
      Op dit werkblad is het mogelijk de SEPA incassotransacties in te voeren. Eigen gegevens (profiel) moeten worden opgegeven.


    Het is mogelijk om vanuit het sjabloon ook contextgevoelige help op te vragen. Daarom zal in deze handleiding slechts globaal worden ingegaan op de geboden functionaliteit. Deze wordt hierna per werkblad kort toegelicht.

    Ad 1. Werkblad Transacties.
    In het werkblad Transacties moeten in de kop van het werkblad eigen "profielgegevens" worden ingevoerd waaruit de bank kan opmaken op welke rekening de geincasseerde bedragen moeten worden gestort. In onderstaande afbeelding zie je de in te voeren velden. Vanuit de contextgevoelige helpfunctie in het sjabloon kan hierover meer informatie worden opgevraagd. De in de header in te voeren velden zijn

    • Naam opdrachtgever
    • IBANnummer eigen bankrekening
    • BICCode eigen bank


    Andere gegevens die in de kop moeten worden ingevoerd zijn kenmerken over land en een eigen handtekening van 3 karakters.

    • Landcode (meestal NL)
      Bij het invoeren van de landcode moet een keuze worden gemaakt uit een bestaande lijst van landcodes. Bij het benaderen van de veld wordt de keuzelijst getoond.
    • Eigen kenmerk
      (3 karakters die in bepaalde SEPA kenmerken zal worden opgenomen)


    Bij het invullen van de IBANnummers kan gebruik worden gemaakt van de speciaal daarvoor bedoelde http://www.ibanbicservice.nl waarnaar een link in het Excel-sjabloon is opgenomen.



    In de kop van werkblad Transacties is informatie te vinden over het aantal en het totaalbedrag van de ingevoerde Transacties. Deze gegevens worden alleen getoond en kunnen niet worden gewijzigd.



    Transactieregel
    In de detailregels worden gegevens omtrent de specifieke SEPA Europese incassotransacties ingevoerd. Het gaat om:

    • IBAN Nummer (verplicht)
      Op de invoer van het IBAN rekeningnummer vindt een checksumcontrole plaats waarvan het resultaat in de laatste kolom aan de kleur zichtbaar wordt (Groen = correct IBAN nummer, Rood = incorrect IBAN rekeningnummer). De controlefunctionaliteit is ten behoeve van invoeren van het IBAN rekeningnummer in het sjabloon opgenomen. De uiteindelijke controle op IBAN rekeningnummer door de bank worden uitgevoerd. Houdt er wel rekening mee dat sommige banken kosten in rekening brengen bij het aanbieden van foutieve transacties.
    • BIC Code bank (verplicht)
    • Bedrag (verplicht)
      Het ingevoerde bedrag zal op de verwerkingsdatum worden geincasseerd. Als het ingevoerd bedrag niet ligt tussen de in het werkblad Instellingen opgegeven limietbedragen, dan wordt het bedrag in het rood getoond.
    • Gewenste verwerkingsdatum (optioneel/verplicht)
      De gewenste verwerkingsdatum geeft de datum aan waarop de incasso door de bank moet worden uitgevoerd. Deze mag niet in verleden liggen en niet meer dan 264 dagen in de toekomst. Indien een datum wordt ingevoerd die niet aan deze eisen voldoet, wordt deze in het rood weergegeven. Blijft de verwerkingsdatum leeg, dan wordt hier standaard de datum genomen zoals berekend/ingevuld in het werkblad Instellingen (ReqdColltnDt).
    • Naam betaler (debiteur) (verplicht)


    Indien het ingevoerde bedrag niet ligt tussen de in het werkblad Instellingen opgegeven limietbedragen, wordt het bedrag en de kopregel rood geaccentueerd.



    De lichtblauw geaccentueerde transactiegegevens zijn optioneel - voor eigen administratie - in te vullen. Het betreft hier de kenmerken

    • LandCode betaler (optioneel)
    • Adres betaler (optioneel)
    • Postcode, woonplaats betaler


    • Transactieidentificatie (verplicht)
      Een eigen op te geven kenmerk, waarmee de transactie binnen eigen administratie en ten behoeve van de communicatie met de crediteur uniek wordt geidentificeerd.
    • Omschrijving, Betalingsreferentie (verplicht)
      Een eigen omschrijving of betalingskenmerk bij de betaaltransacties. Het betreft hier vrije, maar wel verplicht in te voeren tekst.
    • Mandaat identificatie
      Een uit eigen administratie op te geven unieke identificatie van het door de betaler afgegeven mandaat (bijv. een verwijzing naar machtigingsformulier) voor het uitvoeren van de incasso. De betreffende identificatie is vrij in te voeren tekst waarbij een eigen codering kan worden gehanteerd (mits uniek identificerend).
    • Mandaat datum paraaf (verplicht)
      De datum waarop het mandaat door de debiteur (betaler) is ondertekend.
    • Validatie IBAN (formule, geen in te voeren gegeven)
      Het ingevoerde IBAN rekeningnummer wordt onderworpen aan een checksum controle om te controleren of het een valide IBAN nummer betreft. De uiteindelijke controle vindt plaats bij het inlezen van de gegenereerde verzamelbatch door de bank. Als een checksumvalidatie correct verloopt, dan wordt het validatieresultaat in het groen aangegeven.

    Zie onderstaande afbeelding.



    Zijn alle IBAN rekeningnummers correct ingevoerd en geeft de checksum controle een positief resultaat, dan worden de regels in de kolom Validatie IBAN in het groen getoond.

    De kolom Type Incasso bij een transactie is van belang om het type mandaatgegevens te communiceren naar de bank. De in deze kolom in te vullen waarden zijn afhankelijk van de waarde die in het werkblad Instellingen is ingevuld bij Herhalende, Eenmalige. Is er sprake van een doorlopend incassocontract, dan moet voor de eerste keer dat onder een bepaald mandaat wordt geïncasseerd in deze kolom worden aangegeven dat het de Eerste van een reeks incasso's onder dit mandaat is. Bij een succesvolle afhandeling van de incasso, moet voor de volgende keer in deze kolom onder dit mandaat de waarde Volgende moeten worden ingevoerd. Aan het einde van de incassoreeks moet voor dit mandaat Laatste worden ingevuld. Is er sprake van een type contract waarbij eenmalige incasso's worden uitgevoerd, dan zal deze kolom voor de gebruiker niet meer zichtbaar zijn. Onderwater zullen in het geval van een incassocontract van het type "Eenmalige", automatisch het sequencetype "OOFF" worden meegegeven
    Onderwater worden de ingevoerde waardes voor een doorlopend incassocontract vertaald naar het voor de incasso benodigde SeqTp, "FRST", "RCUR", "FNAL" .

    In het werkblad Transacties zijn de volgende knoppen opgenomen die de gebruiker ondersteunen bij het invoeren en organiseren van de transacties.



    Tonen Helpnavigatie
    Met behulp van deze knop kan de contextgevoelige help worden getoond en weer verborgen. Heeft men behoefte aan aanvullende informatie dan kan deze keuze worden gemaakt. De knop wordt oranje en de navigatieknoppen naar de contextgevoelige help wordt getoond zoals hieronder in een voorbeeld wordt weergegeven.



    Contextgevoelige help kan vervolgens worden opgevraagd door op de getoonde vraagteken iconen te klikken . . .



    Schonen transacties
    Met behulp van deze functie kan het volledige werkblad met Transactiegegevens worden leeggemaakt. Het betreft hier functionaliteit waarmee zorgvuldig moet worden omgegaan. Voordat daadwerkelijk tot schoning wordt overgegaan wordt nog om bevestiging gevraagd. Pas na een bevestigend antwoord wordt tot het schonen van het werkblad overgegaan. Het is aan te bevelen eerst een backup te maken van de huidige Excel-sjabloon.



    Sorteren Transacties
    Bij het genereren van de verzamelbatch wordt ervan uitgegaan dat er een ononderbroken lijst aan transacties is ingevoerd. Bevat het werkblad nog lege detailregels, dan wordt hiervan tijdens de verwerking een melding gegeven. Het is dan noodzakelijk om de transactielijst te sorteren. Hiervoor is sorteerdfunctionaliteit ingebouwd waarmee op elke gewenste kolom (en op meerdere kolommen) kan worden gesorteerd. Na het oproepen van de sorteerfunctionaliteit wordt een dialoogscherm getoond waarin de gebruiker de kolom(men) (en de volgorde van kolommen) kan configureren waarop de transactielijst na het geven van OK zal worden gesorteerd. Het is ook mogelijk de sorteeractie te annuleren. Zie voor het sorteerscherm onderstaande afbeelding.



    Genereren SEPA XML Europese betalingen
    Bij het drukken op deze knop wordt op basis van de ingevoerde gegevens het uiteindelijke XML-betand met SEPA betaalincasso's gegenereerd die aan de bank ter verwerking kan worden aangeboden. De locatie en naam van het gegenereerde bestand moet worden ingegeven in het werkblad Instellingen. Voor het genereren van het SEPA incassobestand is het goed om de ingevoerde gegevens zorgvuldig op juistheid te controleren. Het aanbieden van foutieve transacties brengt bij sommige banken kosten met zich mee. Zo is het goed om te controleren of de verwerkingsdata, bedragen en rekeningnummers goed zijn ingevuld en alle verplichte velden een correcte waarde bevatten. Daarnaast worden het genereren van het XML-bestand enkele controles automatisch uitgevoerd. Ten eerste dient er sprake te zijn van een aaneengesloten lijst. Is dit niet het geval, dan wordt hiervan een melding gegeven. De lijst zal moeten worden gesorteerd met de in het Excel-sjabloon aanwezige sorteerfunctionaliteit. Is dit niet het geval, dan wordt onderstaande melding getoond.



    Bij het genereren van het SEPA incassobestand (extensie .xml) wordt gecontroleerd of de locatie en de naam van het XML bestand waaronder de incassotransacties zullen worden weggeschreven (opgegeven in werkblad Instellingen) al bestaat. Indien het betreffende bestand al bestaat, wordt gevraagd of het moet worden overschreven. Wordt hierop bevestigend geantwoord, dan wordt het bestand daadwerkelijk met de nieuwe incassotransacties overschreven. Wordt op deze vraag ontkennend geantwoord, dan wordt onderstaande melding getoond en is het mogelijk om het bestand eerst te hernoemen of de locatie en / of naam in werkblad Instellingen aan te passen.



    Ad 2. Werkblad Instellingen
    In het werkblad Instellingen worden hulpwaarden gegenereerd en is het verplicht enkele instellingen te definieren die voor de werking van het sjabloon noodzakelijk zijn. Voor de lichtgrijze cellen die automatisch worden gegeneerd, verwijzen we naar de contextgevoelige help die ook in de werkblad aan- en uit te zetten is. Het is mogelijk handmatig een gewenste verwerkingsdatum in te voeren (in de toekomst). Indien de verwerkingsdatum aan bepaalde voorwaarden voldoet (moet na vandaag maar mag niet meer dan 264 dagen in de toekomst liggen) voldoet, dan wordt de ingevoerde waarde overgenomen en als standaard verwerkingsdatum genomen bij de transactie waarvan op de detailregels geen specifiek gewenste verwerkingsdatum is opgegeven.



    In het werkblad Instellingen is het noodzakelijk eigen adres, postcode en woonplaats in te geven. Deze gegevens worden bij het genereren van het XML-bestand gebruikt. Ook moet het incassant-id (verplicht) worden opgegeven dat door de bank naar aanleiding van het incassocontract is verstrekt. Het incassant-id bevat 3 vrij in te vullen karakters. Bij het invullen van "ZZZ", zal dit gedeelte van het incassant-id worden vervangen door het in werkblad Transacties ingevoerde veld eigen kenmerk.



    Naast het Incassant-id is het type incassocontract van belang bij het incasseren van bedragen. Indien er sprake is van een Doorlopend Incassocontract moet in het veld voor Herhalende, eenmalige incasso de waarde "Herhalende" worden ingevoerd. Op basis van de hier ingevulde waarde wordt in het werkblad Transacties in de (laatste) kolom voor "SeqTp" een keuzelijst getoond met mogelijke waarden. Bij een doorlopend contract moet de eerste incasso onder een mandaat (machtiging) worden aangemerkt als "Eerste" (SeqTp="FRST"). Na een succesvolle incasso dient voor deze transactie "Volgende" worden ingevuld en voor de allerlaatste incasso onder het mandaat "Laatste".Voor een eenmalige incasso dient men hier in dit veld "Eenmalige" te selecteren.



    Om kans bij het invoeren van verkeerde bedragen te verlagen, is het mogelijk gemaakt om een minimum en een maximumbedrag aan te geven. Deze bedragen worden in het werkblad Transacties gebruikt om bij het invoeren van de bedragen bij afwijkingen ten opzichte van deze limietbedragen, het ingevoerde bedrag in het rood te tonen. 
    Onder BatchBooking kan worden aangegeven of transacties met dezelfde betalingskenmerken (ie. IBAN nummer en verwerkingsdatum) in een verzamelincasso moeten worden samengenomen. Wordt deze optie niet aangevinkt, dan worden alle transacties afzonderlijk geboekt.



    Het ingevoerde minimumbedrag mag niet negatief zijn. Wordt toch een negatieve waarde ingevoerd, dan wordt hiervan een foutmelding gegeven.



    Het ingevoerde maximum bedrag mag niet kleiner zijn dan het ingevoerde minimumbedrag. Wordt toch een waarde ingevoerd die kleiner is dan het minimumbedrag, dan wordt hiervan een foutmelding gegeven.



    Mapnaam:
    Naast de gegenereerde en ingevoerde bovenstaande gegevens is het nodig om de locatie en de bestandsnaam op te geven waaronder het XML resultaatbestand met incassotransacties zal worden neergezet. Als men de beschikking heeft over Windows 7 en hoger, levert het problemen op als men mapnaam de rootdirectory opgeeft (Bijv. C:\). Aan te bevelen is - en om eventuele foutmeldingen te voorkomen - het transactiebestand altijd in een submap te plaatsen. Bij het selecteren van een map kan gebruik worden gemaakt van de selectieknop die aan de zijkant van de mapnaam kan worden teruggevonden. Na het drukken op deze knop (...) wordt een dialoogscherm getoond waarmee een bestaande map kan worden gekozen.

    Bestandsnaam
    Het is verplicht een bestandnaam op te geven waaronder de incassotransacties zullen worden weggeschreven. Het bestand moet de extensie XML hebben. Daarnaast kunnen vanuit de bank nog bepaalde naamgevingsconventies gelden waarmee rekening moet worden gehouden.

    Type bericht:
    Het sjabloon sluit aan bij het formaat pain.008.001.02 en pain.008.001.03. Deze selectie kan hier worden gemaakt. Het laatstgenoemde formaat zal naar alle waarschijnlijkheid pas in februari 2014 actueel worden. De banken accepteren tot op dat moment slechts pain.008.001.02.



    N.B. Het gebruik, voor zover nog onduidelijk wordt ook nog eens in het Excel-sjabloon uitgelegd in de contextgevoelige help. Mochten er nog steeds onduidelijkheden zijn of zijn er enkele bevindingen, dan kunt u deze via email doorgeven aan TemplateBuilding (email). Rest ons u nog veel gebruiksgemak toe te wensen.

    Read more...
  • SEPAVerzamelBetaling

    SEPAVerzamelBetaling

    SEPAVerzamelBetaling


    Hoe werkt het sjabloon SEPAVerzamelBetaling ?



    Stel dat u periodiek een aanzienlijk aantal betaaltransacties moet uitvoeren. Naar aanleiding van de introductie van SEPA (Single Europe Payments Area) komt de mogelijkheid tot aanlevering van verzamelbetalingen volgens Clieop03 te vervallen (per februari 2014). Vanuit TemplateBuilding is een nieuw laagdrempelig Excel-sjabloon ontwikkeld waarmee volgens de nieuwe SEPA structuur (met gebruikmaking van IBAN / BIC, ISO 20022 - pain.001.001.03 / 04 formaat (Credit Transfer)) Europese verzamelbetalingen ter verwerking aan de banken kunnen worden aangeboden.

    Hieronder staat beschreven hoe het sjabloon is opgebouwd en werkt.
    Het sjabloon SEPAVerzamelBetaling bestaat uit een tweetal werkbladen nl.

    • Instellingen
      Op dit werkblad worden een aantal voor de SEPA betaaltransacties benodigde kenmerken berekend of is het mogelijk om deze kenmerken handmatig in te voeren
    • Transacties
      Op dit werkblad is het mogelijk de SEPA betaaltransacties in te voeren. Daarnaast dienen eigen gegevens (profiel) te worden opgegeven.


    Het is mogelijk om vanuit het sjabloon ook contextgevoelige help op te vragen. Daarom zal in deze handleiding slechts globaal worden ingegaan op de geboden functionaliteit. Deze wordt hierna per werkblad kort toegelicht.

    Ad 1. Werkblad Transacties.
    We beginnen met het bespreken van de functionaliteit die op het werkblad Transacties wordt geboden.
    Om te beginnen is het noodzakelijk om eigen "profielgegevens" in te voeren waaruit de bank kan opmaken van welke rekening de betaaltransacties moeten plaatsvinden. Zie voor onderstaande afbeelding voor de in te voeren velden. Vanuit de contextgevoelige helpfunctie in het sjabloon kan hierover meer informatie worden opgevraagd. In te voeren velden zijn Naam opdrachtgever, IBANnummer eigen bankrekening, BICCode eigen bank, Landcode (meestal NL), Eigen kenmerk (3 karakters die in bepaalde SEPA kenmerken zal worden opgenomen). Bij het invullen van de IBANnummers kan gebruik worden gemaakt van de speciaal daarvoor bedoelde http://www.ibanbicservice.nl waarnaar een link in het sjabloon is opgenomen.



    Transactieregel
    In de detailregels worden gegevens omtrent de specifieke SEPA Europese betaaltransacties ingevoerd. Het gaat om:

    • IBAN Nummer (verplicht)
      Op de invoer van het IBAN rekeningnummer vindt een checksumcontrole plaats waarvan het resultaat in de laatste kolom aan de kleur zichtbaar wordt (Groen = correct IBAN nummer, Rood een incorrect IBAN rekeningnummer. De controlefunctionaliteit is ten behoeve van invoeren van het IBAN rekeningnummer in het sjabloon opgenomen. Vanzelfsprekend zal de uiteindelijke controle op IBAN rekeningnummer door de bank worden uitgevoerd.
    • BIC Code bank (verplicht)
    • Bedrag (verplicht)
      Bij het invoeren van het transactie bedrag wordt gecontroleerd of het binnen het bereik valt dat in het werkblad Instellingen is ingesteld. Valt het bedrag buiten het bereik, dan wordt deze in het rood getoond. SEPAVerzamelBetaling_21      SEPAVerzamelBetaling_22
    • Naam begunstigde (verplicht)


    • LandCode (optioneel)
    • Adres (optioneel)
    • Postcode, woonplaats


    • Transactieidentificatie (verplicht)
      Een eigen op te geven kenmerk, waarmee de transactie binnen eigen administratie en ten behoeve van de communicatie met de crediteur uniek wordt geidentificeerd
    • Omschrijving (verplicht)
      Een eigen omschrijving of betalingskenmerk bij de betaaltransacties. Het betreft hier vrije tekst.
    • Gewenste Verwerkingsdatum: 
      De datum waarop de transactie door de bank moet worden ingepland. Indien hier geen datum wordt ingevoerd, wordt de standaarddatum genomen die in het werkblad Instellingen is opgegeven bij ReqdExctnDt.


    • Validatie IBAN (formule)
      Het ingevoerde IBAN rekeningnummer wordt onderworpen aan een checksum controle om te controleren of het een valide IBAN nummer betreft. De uiteindelijke controle vindt plaats bij het inlezen van de gegenereerde verzamelbatch door de bank. Als een checksumvalidatie misloopt, dan wordt het validatieresultaat in het rood aangegeven.


    Betreft het een correct IBAN nummer, dan wordt de corresponderende cel op deze regel in het groen weergegeven.




    In het werkblad Transacties zijn de volgende knoppen opgenomen die de gebruiker ondersteunen bij het invoeren en organiseren van de transacties.



    Tonen Helpnavigatie
    Met behulp van deze knop kan de contextgevoelige help worden getoond en weer verborgen. Mocht men behoefte hebben aan aanvullende informatie kan deze keuze worden gemaakt. De knop wordt oranje en de contextgevoelige help wordt getoond zoals hieronder in een voorbeeld wordt weergegeven.



    Contextgevoelige help kan vervolgens worden opgevraagd door op de getoonde vraagteken iconen te klikken . . .



    Schonen transacties
    Met behulp van deze functie kan het volledige werkblad met Transactiegegevens worden leeggemaakt. Het betreft hier waarschijnlijk functionaliteit die niet vaak zal worden gebruikt en waarmee voorzichtig moet worden omgegaan. Voordat daadwerkelijk tot schoning wordt overgegaan wordt nog om bevestiging gevraagd. Pas na een bevestigend antwoord wordt tot het schonen van het werkblad overgegaan.



    Sorteren Transacties
    Bij het genereren van de verzamelbatch wordt ervan uitgegaan dat er een ononderbroken lijst aan transacties is ingevoerd. Bevat het werkblad nog lege detailregels, dan wordt hiervan tijdens de verwerking een melding gegeven. Het is noodzakelijk om de transactielijst te sorteren. Hiervoor is sorteerdfunctionaliteit ingebouwd waarmee op elke gewenste kolom (en op meerdere kolommen) kan worden gesorteerd. Na het oproepen van de sorteerfunctionaliteit wordt een dialoogscherm getoond waarin de gebruiker de kolom(men) (en de volgorde van kolommen) kan configureren waarop de transactielijst zal worden gesorteerd. Zie voor het sorteerscherm onderstaande afbeelding.



    Genereren SEPA XML Europese betalingen
    Bij het drukken op deze knop wordt op basis van de ingevoerde gegevens de uiteindelijk XML met SEPA betaaltransacties gegenereerd die aan de bank ter verwerking kan worden aangeboden. De locatie en naam van het gegenereerde bestand kan worden ingegeven in het werkblad Instellingen. Voordat de verwerking wordt opgestart is het goed te controleren of alle checksums van de opgegeven IBAN rekeningnummers positief resultaat hebben gegeven (groen). Daarnaast worden het genereren van het XML-bestand enkele controles automatisch uitgevoerd. Ten eerste dient er sprake te zijn van een aaneengesloten lijst. Is dit niet het geval, dan wordt hiervan een melding gegeven. De lijst zal moeten worden gesorteerd met de in het sjabloon aanwezige sorteerfunctionaliteit.



    Daarnaast wordt gecontroleerd of de locatie en de naam van het XML bestand waaronder de betaaltransacties zullen worden weggeschreven (opgegeven in werkblad Instellingen) ook bestaat. Indien het betreffende bestand al bestaat, zal worden gevraagd of het betreffende bestand moet worden overschreven. Wordt hierop bevestigend geantwoord, dan wordt het bestand daarwerkelijk met de nieuwe transacties overschreven. Wordt op deze vraag ontkennend geantwoord, dan wordt onderstaande melding getoond en is het mogelijk om het bestand eerst te hernoemen of de locatie en / of naam in werkblad Instellingen aan te passen.



    Na een afgeronde verwerking wordt de volgende melding getoond. Het resultaatbestand met de Europese betaaltransacties is vervolgens te vinden in de map en onder de naam die in het werkblad Instellingen is opgegeven.



    Ad 2. Werkblad Instellingen
    In dit werkblad worden hulpwaarden gegenereerd, maar is het ook nodig enkele instellingen te definieren die voor de werking van het sjabloon noodzakelijk zijn. Voor de lichtgrijze cellen die automatisch worden gegeneerd, verwijzen we naar de contextgevoelige help die ook in de werkblad aan- en uit te zetten is. Het is mogelijk handmatig een gewenste verwerkingsdatum in te voeren (in de toekomst) en het is noodzakelijk om eigen adres, postcode en woonplaats in te geven. Deze gegevens worden bij het genereren van het XML-bestand gebruikt.



    Onder BatchBooking kan worden aangegeven of transacties met dezelfde betalingskenmerken (ie. IBAN nummer en verwerkingsdatum) in een verzamelbetaling moeten worden samengenomen. Wordt deze optie niet aangevinkt, dan worden alle transacties afzonderlijk geboekt.

    Naast de gegenereerde en ingevoerde bovenstaande gegevens is het nodig om de locatie en de bestandsnaam op te geven waaronder het XML resultaatbestand met betaaltransacties zal worden neergezet. Als men de beschikking heeft over Windows 7 en hoger, dan kan het problemen opleveren als als mapnaam de rootdirectory wordt opgegeven (Bijv. C:\). Aan te bevelen is - en om eventuele foutmeldingen te voorkomen - om het transactiebestand altijd in een submap te plaatsen. Bij het selecteren van een map kan gebruik worden gemaakt van de selectieknop die aan de zijkant van de mapnaam kan worden teruggevonden. Na het drukken op deze knop (...) wordt een dialoogscherm getoond waarmee een bestaande map kan worden gekozen.

    Type bericht: Het sjabloon sluit aan bij het formaat pain.001.001.03 en pain.001.001.04. Deze selectie kan hier worden gemaakt. Het laatstgenoemde formaat zal naar alle waarschijnlijkheid pas in februari 2014 actueel worden. De banken accepteren tot op dat moment slechts pain.001.001.03 batches.



    N.B. Het gebruik, voor zover nog onduidelijk wordt ook nog eens in het Excel-sjabloon uitgelegd in de contextgevoelige help. Mochten er nog steeds onduidelijkheden zijn of zijn er enkele bevindingen, dan kunt u deze via email doorgeven aan TemplateBuilding (email). Rest ons u nog veel gebruiksgemak toe te wensen.

    Read more...

Urenverantwoording

Urenverantwoording-sjabloon_1

Hoe werkt het sjabloon Urenverantwoording ?

 

Het doel van het sjabloon is om de gebruiker te ondersteunen bij het op overzichtelijke wijze vastleggen en bijhouden van de bestede uren per dag in een bepaalde week aan een bepaalde activiteit naar aanleiding van een bepaald project voor een bepaalde opdrachtgever. Hierbij is het mogelijk om een week aan te maken om vervolgens binnen deze week urenregels toe te voegen ondersteund door van te voren aangegeven stamgegevens. Per regel kunnen de bestede uren worden ingevoerd.

De werking:
Het sjabloon bestaat uit een tweetal werkbladen nl.

  1. Werkblad Instelling
  2. Werkblad Urenverantwoording

Hieronder zal worden ingegaan op de werkwijze van het sjabloon. Als laatste paragraaf zullen nog wat handige gebruikstips aan de hand worden gedaan.

ad 1. Werkblad Instelling.

In het werkblad Instelling kunnen de basisgegevens worden ingevuld die dienen ter ondersteuning bij het invoeren van de uiteindelijke urenregels. De basisgegevens bestaan in:

  1. Jaartal:
    In deze cel kan het huidige jaar of boekjaar worden ingevoerd. Dit gegeven kan naar eigen inzicht worden gebruikt.
    Urenverantwoording-sjabloon_2

  2. Projectenlijst
    Deze lijst kan gevuld worden met de projecten waarop de medewerker is ingezet. Deze projectlijst kan men laten corresponderen met de projectcodes van het urenverantwoordingssysteem (financieel) binnen eigen organisatie. Op deze manier is het mogelijk om de relatie tussen eigen detailactiviteiten en globale projectactiviteiten (project- of contractcodes) aan te geven.
    Urenverantwoording-sjabloon_3

  3. Opdrachtgeverlijst
    Deze lijst wordt gevuld met de namen van de opdrachtgevers waarvoor de projecten worden uitgevoerd. Indien in een later gewenst kunnen de uren per opdrachtgever worden getoond. Het kenmerk Opdrachtgever kan indien gewenst naar believen worden gewijzigd naar een eigen ander kenmerk.
    Urenverantwoording-sjabloon_4

  4. Activiteitenlijst
    Deze lijst bevat een opsomming van alle activiteiten die in het kader van een project worden uitgevoerd. Over het algemeen zal een medewerker slechts een beperkt aantal soorten van werkzaamheden uitvoeren. Deze soorten werkzaamheden kunnen worden opgenomen in de Activiteitenlijst.
    Urenverantwoording-sjabloon_5

  5. SubActiviteitenlijst
    Deze lijst bevat een opsomming van alle subactiviteiten die in het kader van een project/activiteit worden uitgevoerd. Bij elke subactiviteit (unieke omschrijving van een activiteit) kunnen uren kunnen worden toegekend. Deze uren worden als basis genomen voor de berekening van de (nog) voor die activiteit te besteden uren. Hiervoor wordt de waarde die op werkblad Urenverantwoording in de kolom Omschrijving wordt ingevuld vergeleken met de subactiviteit in werkblad Instelling. Op basis hiervan worden de voor betreffende subactiviteit nog te besteden uren berekend. Op deze manier kan tijdig inzichtelijk worden gemaakt of er sprake zal zijn van budgetoverschrijding.
    Urenverantwoording-sjabloon_21

ad 2. Werkblad Urenverantwoording

In het werkblad Urenverantwoording kunnen de bestede uren per weekdag per activiteit worden geregistreerd en bijgehouden. Bij de invoer van deze gegevens wordt gebruik gemaakt van de in werkblad Instellingen ingegeven waarden. In het werkblad Urenverantwoording kunnen ook een aantal functionele onderdelen worden herkend. Deze onderdelen zijn:

  1. Informatieblok
  2. Menu
  3. Weekblok
  4. Urenregel

Deze verschillende onderdelen worden hieronder beproken, inclusief te bij de invoer te gebruiken functionalteit.

Ad 2.1 Informatieblok

Dit onderdeel bevat een aantal waarden met betrekking tot de huidige datum, huidige week en jaartal. Het informatieblok is puur informatief en dient niet te worden gewijzigd. Hieronder staat een voorbeeld van het informatieblok weergegeven.


Urenverantwoording-sjabloon_6

Ad 2.2 Menu

Naar aanleiding van eigen gebruik is een aantal functies ten behoeve van de urenverantwoording "op maat gemaakt". Het betreft hier de functies:


Urenverantwoording-sjabloon_20
Toevoegen week Urenverantwoording-sjabloon_16
Toevoegen urenregel Urenverantwoording-sjabloon_8
Verwijderen urenregel Urenverantwoording-sjabloon_15
Verwijderen week Urenverantwoording-sjabloon_23
Afsluiten week Urenverantwoording-sjabloon_24


De verschillende functies zullen hieronder afzonderlijk worden behandeld.

Functie "Toevoegen week":

Bij het selecteren van de knop Toevoegen week wordt een dialoogscherm getoond waarin het gewenste weeknummer kan worden ingevoerd. Het scherm ziet er als volgt uit:


Urenverantwoording-sjabloon_25


Er wordt al een week vooringevuld, maar deze kan worden gewijzigd. Na het kiezen voor OK zal een weekblok worden toegevoegd. De opmaak van het weekblok is vooraf gedefinieerd. Hieronder een voorbeeld. Van de week wordt slechts het weeknummer ingevuld. In eerste instantie zal het weekblok geen gegevens bevatten en leeg zijn.


Urenverantwoording-sjabloon_7

Naast de kolom Omschrijving wordt een berekening gemaakt van de nog te besteden uren voor de in de kolom Omschrijving opgegeven subactiviteit. Op dit aantal uren worden de uren die in de week zijn ingevoerd in mindering gebracht. Zie in onderstaande afbeelding de wijze waarop de berekening in het werkblad Urenverantwoording worden getoond.


Urenverantwoording-sjabloon_22

In het weekonderdeel wordt eveneens gebruik gemaakt van de overzichtsfunctionaliteit in Excel (Groeperen). Dit heeft als voordeel dat nadat een week voorbij is de detailgegevens kunnen worden "dichtgeklapt" en alleen de totaalregels zichtbaar zijn. Dit maakt het werkblad overzichtelijker. Een voorbeeld van een "opengeklapte" week is:


Urenverantwoording-sjabloon_18

Na het "dichtklappen" van de week ziet het weekonderdeel er als volgt uit:


Urenverantwoording-sjabloon_19

Functie "Toevoegen urenregel ":

Via het menu kan worden gekozen voor het toevoegen van een urenregel in een week. De voorwaarde hiervoor is dat een cel in een bepaald weekonderdeel moet worden geselecteerd (lichtblauw). De nieuwe urenregel wordt onderaan de lijst met urenregels toegevoegd. De regel kan vervolgens verder worden ingevuld.


Urenverantwoording-sjabloon_9

Is niet de juiste cel geselecteerd, dan zal na de keuze voor het toevoegen van een urenregel een melding worden gegenereerd die er als volgt uitziet:


Urenverantwoording-sjabloon_13

Er zal vervolgens geen actie worden uitgevoerd. De urenregel wordt niet toegevoegd.

Als de lege urenregel is gegenereerd kunnen de gegevens in de urenregel worden ingevoerd. Hierbij wordt de gebruiker ondersteund vanuit de in het werkblad Instellingen ingevoerde lijsten. De ingevoerde waarde moet in de opgenomen lijsten voorkomen. Bij het samenstellen is gebruik gemaakt van een dynamisch bereik, waardoor in de lijsten geen lege waarden voorkomen. Hieronder staat kort aangegeven hoe met behulp van de lijsten waarden in de kolommen kunnen worden opgenomen. Voor validatie op de correcte waarde wordt gebruik gemaakt van de standaard validatie functionaliteit binnen Excel.


Urenverantwoording-sjabloon_10 Urenverantwoording-sjabloon_11 Urenverantwoording-sjabloon_12

In het omschrijvingenveld van de urenregel kan vrije tekst worden opgenomen. Hierin kan uniek identificerende informatie of aanvullende informatie met betrekking tot an de uitgevoerde activiteit worden ingegeven.
Naast de omschrijving dient vanzelfsprekend ook het aantal bestede uren te worden ingevoerd. Hiervoor is een afzonderlijk gedeelte in de urenregel gereserveerd. Hieronder staat hiervan een afbeelding.


Urenverantwoording-sjabloon_17

Functie "Verwijderen urenregel ":

Een ingevoerde urenregel uit een weekonderdeel worden verwijderd. Hiervoor moet de betreffende functie uit het menu worden gekozen. Voor deze keuze moet een cel in de te verwijderen rij worden geselecteerd. Een week moet minimaal één urenregel bevatten. Indien men de laatste urenregel uit een weekonderdeel wil verwijderen of indien met niet een cel in urenregel in een weekonderdeel heeft geselecteerd, dan wordt onderstaande foutmelding gegeven en de urenregel wordt niet verwijderd.


Urenverantwoording-sjabloon_14

Het sjabloon bevat het basisidee en de basisfunctionaliteit voor het in detail verantwoorden en registreren van uren. De functionaliteit kan naar eigen inzicht worden uitgebreid. Ook kan naar aanleiding van het sjabloon verder worden gediscussieerd op het forum. Op deze manier verbeteren we de kwaliteit van onze producten.

Functie "Verwijderen week ":

Als een week uit het werkblad Urenverantwoording verwijderd moet worden, dan is dit mogelijk met de functie Verwijderen week. De cursor (cel selecteren) moet in de week staan die de gebruiker wil verwijderen. Staat deze niet in een week, dan wordt een foutmelding gegeven.


Urenverantwoording-sjabloon_26


Is een cel geselecteerd in de te verwijderen week (in onderstaand voorbeeld week 14), dan wordt het betreffende weekblok uit het werkblad verwijderd. Er wordt geen bevestiging meer gevraagd en naar aanleiding van de verwijderactie wordt de volgende melding getoond.


Urenverantwoording-sjabloon_27

Functie "Afsluiten week ":

Vanuit eventuele performanceoverwegingen wordt functionaliteit geboden om de in een week voorkomende formules om te zetten naar vaste waarden. De formules worden verwijderd en door cijfers vervangen. Deze functie zal niet veel gebruikt hoeven te worden indien vanuit performanceoverwegingen geen noodzaak is om rekenbewerkingen in een werkblad te beperken. Ook voor het afsluiten van een week moet een cel worden geselecteerd in het weekblok dat moet worden afgesloten. Indien een cel buiten een bestaand weekblok is geselecteerd en er wordt gekozen voor Afsluiten week, dan wordt dezelfde foutmelding gegeven als bij het verwijderen van een week:


Urenverantwoording-sjabloon_26

Is een cel geselecteerd in de te af te sluiten week (in onderstaand voorbeeld week 14), dan wordt het betreffende weekblok uit het werkblad afgesloten. Er wordt geen bevestiging meer gevraagd en naar aanleiding van de gekozen actie wordt de volgende melding getoond.


Urenverantwoording-sjabloon_28

Handige gebruikerstips.

  1. Het is mogelijk op de kolommen binnen de week te filteren. Ga hiervoor op de eerste regel in de weekkop staan en kies voor Data -> Filter -> Autofilter. Het is nu mogelijk binnen de week op iedere kolom te filteren.
  2. Wees niet bang om handmatig, buiten de geleverde functionaliteit om, cellen, celbereiken of het volledige sjabloon naar eigen inzicht aan te passen. Indien men bepaalde functionaliteit mist, geeft dit dan aan ons door.
  3. Niet in het sjabloon opgenomen functionaliteit kan in een later stadium worden gerealiseerd (probeer het zelf en neem het sjabloon als basis). Alles is op dit moment met de standaard Excel functionaliteit af te handelen. Het is echter mogelijk naar aanleiding van gebruikerswensen eventueel veelgebruikte functionaliteit te automatiseren en via het menu toegankelijk te maken.

Heb je nog vragen, neem dan gerust contact met ons op.

Inloggen

Inloggen

Mrah Development BV

MRAHDevelopment

Mrah Development BV
Voor uw Excel vragen,
Leuke gratis Excel toepassingen.

ExcelFIX

links_partners_5

ExcelFIX
ExcelFIX herstelt beschadigde
en corrupte spreadsheets die
gemaakt zijn in Microsoft Excel.

Infotron BV


linkspartners_5

www.infotron.nl
Zelf al goed met Excel, maar wilt u bestanden beter begrijpen, valideren en verbeteren?

Exhelp.be

Links_partners_20

ExcelFIX
Dé Vlaamse Excel blog