SEPAVerzamelIncasso |
Hoe werkt het sjabloon SEPAVerzamelIncasso ?
Bent u klaar voor SEPA ?
Stel dat u periodiek een aanzienlijk aantal incassotransacties moet uitvoeren. Naar aanleiding van de introductie van SEPA (Single Europe Payments Area) komt mogelijkheid tot aanlevering van verzamelincasso's volgens Clieop03 te vervallen (per februari 2014). Vanuit TemplateBuilding is een Excel-sjabloon ontwikkeld waarmee volgens de nieuwe SEPA structuur (dus conform ISO 20022 - pain.008.001.02 / 03 formaat (Direct Debit) en met gebruikmaking van IBAN/BIC) Europese verzamelincasso's (SEPA) ter verwerking aan de banken kunnen worden aangeboden. Vul de Transacties in Excel in en genereer de verzamelincasso . . .
Nu vanuit de webwinkel van TemplateBuilding te downloaden.
Hieronder staat beschreven hoe het sjabloon is opgebouwd en werkt.
Het sjabloon SEPAVerzamelIncasso bestaat uit een tweetal werkbladen nl.
- Instellingen
Op dit werkblad worden een aantal voor de SEPA incassotransacties benodigde kenmerken berekend of is het mogelijk (soms verplicht) deze kenmerken handmatig in te voeren - Transacties
Op dit werkblad is het mogelijk de SEPA incassotransacties in te voeren. Daarnaast moeten eigen gegevens (profiel) worden opgegeven.
Het is mogelijk om vanuit het sjabloon ook contextgevoelige help op te vragen. Daarom zal in deze handleiding slechts globaal worden ingegaan op de geboden functionaliteit. Deze wordt hierna per werkblad kort toegelicht.
Ad 1. Werkblad Transacties.
In het werkblad Transacties moeten in de kop van het werkblad eigen "profielgegevens" worden ingevoerd waaruit de bank kan opmaken op welke rekening de geincasseerde bedragen moeten worden gestort. In onderstaande afbeelding zie je de in te voeren velden. Vanuit de contextgevoelige helpfunctie in het sjabloon kan hierover meer informatie worden opgevraagd. De in de header in te voeren velden zijn
- Naam opdrachtgever
- IBANnummer eigen bankrekening
- BICCode eigen bank
Andere gegevens die in de kop moeten worden ingevoerd zijn kenmerken over land en een eigen handtekening van 3 karakters.
- Landcode (meestal NL)
Bij het invoeren van de landcode moet een keuze worden gemaakt uit een bestaande lijst van landcodes. Bij het benaderen van de veld wordt de keuzelijst getoond. - Eigen kenmerk
(3 karakters die in bepaalde SEPA kenmerken zal worden opgenomen)
Bij het invullen van de IBANnummers kan gebruik worden gemaakt van de speciaal daarvoor bedoelde http://www.ibanbicservice.nl waarnaar een link in het Excel-sjabloon is opgenomen.
In de kop van werkblad Transacties is informatie te vinden over het aantal en het totaalbedrag van de ingevoerde Transacties. Deze gegevens worden alleen getoond en kunnen niet worden gewijzigd.
Transactieregel
In de detailregels worden gegevens omtrent de specifieke SEPA Europese incassotransacties ingevoerd. Het gaat om:
- IBAN Nummer (verplicht)
Op de invoer van het IBAN rekeningnummer vindt een checksumcontrole plaats waarvan het resultaat in de laatste kolom aan de kleur zichtbaar wordt (Groen = correct IBAN nummer, Rood = incorrect IBAN rekeningnummer). De controlefunctionaliteit is ten behoeve van invoeren van het IBAN rekeningnummer in het sjabloon opgenomen. De uiteindelijke controle op IBAN rekeningnummer wordt door de bank uitgevoerd. Houd er rekening mee dat sommige banken kosten in rekening brengen bij het aanbieden van foutieve transacties. - BIC Code bank (verplicht)
- Bedrag (verplicht)
Het ingevoerde bedrag zal op de ingevoerde verwerkingsdatum worden geincasseerd. Als het ingevoerde bedrag niet ligt tussen de in het werkblad Instellingen opgegeven limietbedragen, dan wordt het bedrag in het rood getoond. - Gewenste verwerkingsdatum (optioneel/verplicht)
De gewenste verwerkingsdatum geeft de datum aan waarop de incasso door de bank zal worden uitgevoerd. Deze mag niet in verleden liggen en niet meer dan 264 dagen in de toekomst. Indien een datum wordt ingevoerd die niet aan deze eisen voldoet, dan wordt deze in het rood weergegeven. Blijft de verwerkingsdatum leeg, dan wordt hier standaard de datum genomen zoals berekend/ingevuld in het werkblad Instellingen (ReqdColltnDt). - Naam betaler (debiteur) (verplicht)
Indien het ingevoerde bedrag niet ligt tussen de in het werkblad Instellingen opgegeven limietbedragen, wordt het bedrag en de kopregel rood geaccentueerd.
De lichtblauw geaccentueerde transactiegegevens zijn optioneel - en voor eigen administratie - in te vullen. Het betreft hier de kenmerken
- LandCode betaler (optioneel)
- Adres betaler (optioneel)
- Postcode, woonplaats betaler
- Transactieidentificatie (verplicht)
Een eigen op te geven kenmerk, waarmee de transactie binnen eigen administratie en ten behoeve van de communicatie met de crediteur uniek wordt geidentificeerd. - Omschrijving, Betalingsreferentie (verplicht)
Een eigen omschrijving of betalingskenmerk bij de betaaltransacties. Het betreft hier vrije, maar wel verplicht in te voeren tekst. - Mandaat identificatie
Een uit eigen administratie op te geven unieke identificatie van het door de betaler afgegeven mandaat (bijv. een verwijzing naar machtigingsformulier) voor het uitvoeren van de incasso. De betreffende identificatie is vrij in te voeren tekst waarbij een eigen codering kan worden gehanteerd (mits uniek identificerend). - Mandaat datum paraaf (verplicht)
De datum waarop het mandaat door de debiteur (betaler) is ondertekend. - Validatie IBAN (formule, geen in te voeren gegeven)
Het ingevoerde IBAN rekeningnummer wordt onderworpen aan een checksum controle om te controleren of het een valide IBAN nummer betreft. De uiteindelijke controle vindt plaats bij het inlezen van de gegenereerde verzamelbatch door de bank. Als een checksumvalidatie correct verloopt, dan wordt het validatieresultaat in het groen aangegeven.
Zie onderstaande afbeelding.
Zijn alle IBAN rekeningnummers correct ingevoerd en geeft de checksum controle een positief resultaat, dan worden de regels in de kolom Validatie IBAN in het groen getoond.
De kolom Type Incasso bij een transactie is van belang om het type mandaatgegevens te communiceren naar de bank. De in deze kolom in te vullen waarden zijn afhankelijk van de waarde die in het werkblad Instellingen is ingevuld bij Herhalende, Eenmalige. Is er sprake van een doorlopend incassocontract, dan moet voor de eerste keer dat onder een bepaald mandaat wordt geïncasseerd in deze kolom worden aangegeven dat het de Eerste van een reeks incasso's onder dit mandaat is. Bij een succesvolle afhandeling van de incasso, moet voor de volgende keer in deze kolom onder dit mandaat de waarde Volgende moeten worden ingevoerd. Aan het einde van de incassoreeks moet voor dit mandaat Laatste worden ingevuld. Is er sprake van een type contract waarbij eenmalige incasso's worden uitgevoerd, dan zal deze kolom voor de gebruiker niet meer zichtbaar zijn. Onderwater zullen in het geval van een incassocontract van het type "Eenmalige", automatisch het sequencetype "OOFF" worden meegegeven.
Onderwater worden de ingevoerde waardes voor een doorlopend incassocontract vertaald naar het voor de incasso benodigde SeqTp, "FRST", "RCUR", "FNAL" .
In het werkblad Transacties zijn de volgende knoppen opgenomen die de gebruiker ondersteunen bij het invoeren en organiseren van de transacties.
Tonen Helpnavigatie
Met behulp van deze knop kan de contextgevoelige help worden getoond en weer verborgen. Heeft men behoefte aan aanvullende informatie dan kan deze keuze worden gemaakt. De knop wordt oranje en de navigatieknoppen naar de contextgevoelige help wordt getoond zoals hieronder in een voorbeeld wordt weergegeven.
Contextgevoelige help kan vervolgens worden opgevraagd door op de getoonde vraagteken iconen te klikken . . .
Schonen transacties
Met behulp van deze functie kan het volledige werkblad met Transactiegegevens worden leeggemaakt. Het betreft hier functionaliteit waarmee zorgvuldig moet worden omgegaan. Voordat daadwerkelijk tot schoning wordt overgegaan wordt nog om bevestiging gevraagd. Pas na een bevestigend antwoord wordt tot het schonen van het werkblad overgegaan. Het is aan te bevelen eerst een backup te maken van de huidige Excel-sjabloon.
Sorteren Transacties
Bij het genereren van de verzamelbatch wordt ervan uitgegaan dat er een ononderbroken lijst aan transacties is ingevoerd. Bevat het werkblad nog lege detailregels, dan wordt hiervan tijdens de verwerking een melding gegeven. Het is dan noodzakelijk om de transactielijst te sorteren. Hiervoor is sorteerfunctionaliteit ingebouwd waarmee op elke gewenste kolom (en op meerdere kolommen) kan worden gesorteerd. Na het oproepen van de sorteerfunctionaliteit wordt een dialoogscherm getoond waarin de gebruiker de kolom(men) (en de volgorde van kolommen) kan configureren waarop de transactielijst na het geven van OK zal worden gesorteerd. Het is ook mogelijk de sorteeractie te annuleren. Zie voor het sorteerscherm onderstaande afbeelding.
Genereren SEPA XML Europese betalingen
Bij het drukken op deze knop wordt op basis van de ingevoerde gegevens het uiteindelijke XML-betand met SEPA betaalincasso's gegenereerd die aan de bank ter verwerking kan worden aangeboden. De locatie en naam van het gegenereerde bestand moet worden ingegeven in het werkblad Instellingen. Voor het genereren van het SEPA incassobestand is het goed om de ingevoerde gegevens zorgvuldig op juistheid te controleren. Het aanbieden van foutieve transacties brengt bij sommige banken kosten met zich mee. Zo is het goed om te controleren of de verwerkingsdata, bedragen en rekeningnummers goed zijn ingevuld en alle verplichte velden een correcte waarde bevatten. Daarnaast worden het genereren van het XML-bestand enkele controles automatisch uitgevoerd. Ten eerste dient er sprake te zijn van een aaneengesloten lijst. Is dit niet het geval, dan wordt hiervan een melding gegeven. De lijst zal moeten worden gesorteerd met de in het Excel-sjabloon aanwezige sorteerfunctionaliteit. Is dit niet het geval, dan wordt onderstaande melding getoond.
Bij het genereren van het SEPA incassobestand (extensie .xml) wordt gecontroleerd of de locatie en de naam van het XML bestand waaronder de incassotransacties zullen worden weggeschreven (opgegeven in werkblad Instellingen) al bestaat. Indien het betreffende bestand al bestaat, wordt gevraagd of het moet worden overschreven. Wordt hierop bevestigend geantwoord, dan wordt het bestand daadwerkelijk met de nieuwe incassotransacties overschreven. Wordt op deze vraag ontkennend geantwoord, dan wordt onderstaande melding getoond en is het mogelijk om het bestand eerst te hernoemen of de locatie en / of naam in werkblad Instellingen aan te passen.
Ad 2. Werkblad Instellingen
In het werkblad Instellingen worden hulpwaarden gegenereerd en is het verplicht enkele instellingen te definieren die voor de werking van het sjabloon noodzakelijk zijn. Voor de lichtgrijze cellen die automatisch worden gegeneerd, verwijzen we naar de contextgevoelige help die ook in de werkblad aan- en uit te zetten is. Het is mogelijk handmatig een gewenste verwerkingsdatum in te voeren (in de toekomst). Indien de verwerkingsdatum aan bepaalde voorwaarden voldoet (moet na vandaag maar mag niet meer dan 264 dagen in de toekomst liggen) voldoet, dan wordt de ingevoerde waarde overgenomen en als standaard verwerkingsdatum genomen bij de transactie waarvan op de detailregels geen specifiek gewenste verwerkingsdatum is opgegeven.
In het werkblad Instellingen is het noodzakelijk eigen adres, postcode en woonplaats in te geven. Deze gegevens worden bij het genereren van het XML-bestand gebruikt. Ook moet het incassant-id (verplicht) worden opgegeven dat door de bank naar aanleiding van het incassocontract is verstrekt. Het incassant-id bevat 3 vrij in te vullen karakters. Bij het invullen van "ZZZ", zal dit gedeelte van het incassant-id worden vervangen door het in werkblad Transacties ingevoerde veld eigen kenmerk.
Naast het Incassant-id is het type incassocontract van belang bij het incasseren van bedragen. Indien er sprake is van een Doorlopend Incassocontract moet in het veld voor Herhalende, eenmalige incasso de waarde "Herhalende" worden ingevoerd. Op basis van de hier ingevulde waarde wordt in het werkblad Transacties in de (laatste) kolom voor "SeqTp" een keuzelijst getoond met mogelijke waarden. Bij een doorlopend contract moet de eerste incasso onder een mandaat (machtiging) worden aangemerkt als "Eerste" (SeqTp="FRST"). Na een succesvolle incasso dient voor deze transactie "Volgende" worden ingevuld en voor de allerlaatste incasso onder het mandaat "Laatste". Voor een eenmalige incasso dient men hier in dit veld "Eenmalige" te selecteren.
Om de kans van het invoeren van verkeerde bedragen te verlagen, is het mogelijk gemaakt om een minimum en een maximumbedrag aan te geven. Deze bedragen worden in het werkblad Transacties gebruikt om bij het invoeren van de bedragen bij afwijkingen ten opzichte van deze limietbedragen, het ingevoerde bedrag in het rood te tonen.
Onder BatchBooking kan worden aangegeven of transacties met dezelfde betalingskenmerken (ie. IBAN nummer en verwerkingsdatum) in een verzamelincasso moeten worden samengenomen. Wordt deze optie niet aangevinkt, dan worden alle transacties afzonderlijk geboekt.
Het ingevoerde minimumbedrag mag niet negatief zijn. Wordt toch een negatieve waarde ingevoerd, dan wordt hiervan een foutmelding gegeven.
Het ingevoerde maximum bedrag mag niet kleiner zijn dan het ingevoerde minimumbedrag. Wordt toch een waarde ingevoerd die kleiner is dan het minimumbedrag, dan wordt hiervan een foutmelding gegeven.
Mapnaam:
Naast de gegenereerde en ingevoerde bovenstaande gegevens is het nodig om de locatie en de bestandsnaam op te geven waaronder het XML resultaatbestand met incassotransacties zal worden weggeschreven Als men de beschikking heeft over Windows 7 en hoger, levert het problemen op als men als mapnaam de rootdirectory opgeeft (Bijv. C:\). Aan te bevelen is - en om eventuele foutmeldingen te voorkomen - het transactiebestand altijd in een submap te plaatsen. Bij het selecteren van een map kan gebruik worden gemaakt van de selectieknop die aan de zijkant van de mapnaam kan worden teruggevonden. Na het drukken op deze knop (...) wordt een dialoogscherm getoond waarmee een bestaande map kan worden gekozen.
Bestandsnaam
Het is verplicht een bestandnaam op te geven waaronder de incassotransacties zullen worden weggeschreven. Het bestand moet de extensie XML hebben. Daarnaast kunnen vanuit de bank nog bepaalde naamgevingsconventies gelden waarmee rekening moet worden gehouden.
Type bericht:
Het sjabloon sluit aan bij het formaat pain.008.001.02 en pain.008.001.03. Deze selectie kan hier worden gemaakt. Het laatstgenoemde formaat zal naar alle waarschijnlijkheid pas in februari 2014 actueel worden. De banken accepteren tot op dat moment slechts pain.008.001.02.
N.B. Het gebruik, voor zover nog onduidelijk wordt ook nog eens in het Excel-sjabloon uitgelegd in de contextgevoelige help. Mochten er nog steeds onduidelijkheden zijn of zijn er enkele bevindingen, dan kunt u deze via email doorgeven aan TemplateBuilding (email). Rest ons u nog veel gebruiksgemak toe te wensen.